کانادا! این سرزمین وسیع، این سرسبزی‌های باورنکردنی و جنگل های زیبا، این شهرهای خیره کننده و فرهنگ‌های منحصر به فرد. کانادایی‌ها به سخاوتمندی، محبت، خونگرمی و علاقه شدید به هاکی معروف هستند. کریستینا لوکاس و شارون مرسر، کارشناسان حوزه میتینگ‌ها و جلسات کاری و اداری، به ما نشان می‌دهند که برای رسیدن به موفقیت‌های تجاری در کانادا، چه نکاتی را باید در ملاقات‌ها رعایت کرد.
سوال: چگونه با یک همکار یا مشتری، احوالپرسی یا خداحافظی کنیم؟
جواب: نحوه احوالپرسی، به شناخت شما از یک همکار یا مشتری بستگی دارد. نوع احوالپرسی می‌تواند از دست دادن با آشنایان تا بوسیدن دو گونه دوستان متغیر باشد. در مورد خداحافظی هم شرایط همینطور است. تنها این یک نکته را در نظر داشته باشید که اگر با یک همکار فرانسوی کانادایی ملاقات می‌کنید، صرف نظر از میزان آشناییتان، انتظار می‌رود که دو گونه یکدیگر را ببوسید.
سوال: جلسات کاری معمولاً در چه مکان‌هایی برگزار می‌شوند؟
جواب: جلسات کاری در هر جایی که فکرش را بکنید برگزار می‌شوند! جلسات رسمی معمولاً در اتاق‌های هیئت مدیره ادارات برگزار می‌شوند، این در حالی است که جلسات غیررسمی‌تر می‌توانند در سایر فضاهای اداری یا عمومی شکل بگیرند. پارک‌ها، رستوران‌ها و کافی شاپ‌ها مکان‌های مناسبی برای ملاقات با دیگران به حساب می‌آیند. برای جلساتی که شرکت‌کنندگان آنها در نقاط مختلفی قرار دارند، از برنامه‌هایی همچون وب کنفرانس GlobalMeet یا iMeet برای جلسات فیس تو فیس استفاده می‌کنیم.
سوال: از چه موضوعات کوچکی می‌توان برای شروع جلسات استفاده کرد؟ و همچنین از چه موضوعاتی باید اجتناب کرد؟
جواب: موضوعات کوچک قابل استفاده همواره آب و هوا و تیم هاکی محلی شما هستند! اگر تصویر یک کودک یا یک حیوان خانگی را در دفتر کار همکار تجاری خود مشاهده کردید، می‌توانید در مورد آن عکس نظر دهید. از آنجا که کانادایی‌ها به مودب بودن معروف هستند، ما معمولا سعی می‌کنیم که از صحبت درباره سیاست و مذهب پرهیز کنیم. اگر در موقعیتی متوجه شدید که کانادایی‌ها در حال صحبت در خصوص این موضوعات هستند، به احتمال زیاد آنها با یکدیگر دوست هستند و یا با یکدیگر یک یا دو لیوان نوشیدنی خورده‌اند.
سوال: بهترین تایم ممکن برای درخواست جلسات چه زمانی است؟
پاسخ: سه‌شنبه تا پنج شنبه از ساعت 10 صبح تا 3 بعد از ظهر بهترین زمان است، پیشنهاد می‌کنیم که بازه زمانی صبح و زمانی که افراد با سرحالی روز خود را شروع کرده‌اند را انتخاب کنید. هر جلسه‌ای خارج از این بازه‌های زمانی، به عنوان جلسات مربوط به صرف صبحانه یا شام ( این نوع جلسات هنوز هم برگزار می‌شوند، اما جلسات رسمی محسوب نمی‌شوند) در نظر گرفته خواهند شد. دوشنبه‌ها به عنوان “روز کارهای اداری” و جمعه‌ها به عنوان “روزهای غیر رسمی” در نظر گرفته می‌شوند.
در جمعه‌های غیررسمی کارمندان می‌توانند به جای استفاده از لباس‌های اداری، از لباس‌های غیررسمی مانند شلوار جین و کفش ورزشی استفاده کنند. دوشنبه‌های مربوط به کارهای اداری، مخصوص پرداختن به کارهای اداری خسته کننده و پیش پا افتاده‌ای که باید انجام شود اما از انجام آنها لذت نمی‌برید. با انجام این کارها در روز دوشنبه می‌توانید باقی هفته را با احساس سرزندگی شروع کنید.
سوال: چگونه باید برای یک جلسه در کانادا برنامه ریزی کنم؟ و همچنین چه مواردی را باید قبل از جلسات تهیه کنم؟
جواب: برنامه ریزی یک جلسه معمولاً با یک تماس تلفنی یا ایمیل شروع می‌شود و سپس از طریق برنامه Outlook یک پیام یادآوری ارسال می‌کنیم. شرح دلیل درخواست ملاقات در دعوت نامه، می‌تواند حسن نیت شما را نشان دهد. بهتر است که برای جلساتی که با بیش از پنج نفر برگزار می‌شود، یک دستور کار تهیه کنید. قبل از رفتن به جلسات با شماره آنها تماس بگیرید تا اطمینان حاصل کنید که فرد مورد نظر در دفتر کارش بوده و در دسترس باشد.
سوال: آیا باید جلساتی را به صرف ناهار یا شام برنامه ریزی کنم؟ آداب غذا خوردن با یک شریک تجاری به چه صورت است؟
جواب: البته! همه افراد به غذا خوردن احتیاج دارند. صرف غذا با همکاران تجاری یک اتفاق معمول است. در صورت نیاز به رزرو میز (معمولاً فقط برای صرف یک شام بسیار عالی رزرو میز لازم است)، مسئولیت رزرو و پرداخت هزینه‌ها بر عهده فردی است که جلسه را ترتیب داده است. معمولا جلساتی که همراه با صرف شام می‌باشند، برای ساعت 6 بعد از ظهر برنامه ریزی می‌شوند و زمان این جلسات اغلب بسیار طولانی می‌شود. اگر درخواست غذایی خاصی دارید، از قبل به فردی که جلسه را ترتیب داده اطلاع دهید، در این صورت تمهیدات لازم صورت خواهد گرفت تا اطمینان حاصل شود که فضای رستوران مورد نظر و غذای آن برای همه مناسب خواهد بود (مثلا خیلی پر سر و صدا یا شلوغ نباشد).
جلساتی که بعد از ساعت کار به صرف خوردن تاپاس یا نوشیدنی‌های مختلف صورت می‌گیرد، یکی از رایج‌ترین انواع جلسات کاری است. این‌ها جلسات غیر رسمی محسوب می‌شوند، اما همچنان برخی مسائل مربوط به کار در آنها مطرح می‌شود. این جلسات معمولاً به صورتی هستند که از کل بخش‌ها یا دفاتر، یک دعوت همگانی صورت می‌گیرد و افراد بین ساعت 5 تا 7 می‌توانند از نقاط مختلف خودشان را به محل مورد نظر برسانند.
سوال: برای حضور در جلسات چه چیزی را باید از پیش تهیه کرده و همراه خود آماده داشته باشم؟
جواب: می‌توانید موبایلتان را همراه خود به جلسات ببرید و بهتر است که کارت ویزیت خود را هنگام ورود به پذیرش ارائه دهید. هنگام دست دادن و معرفی خود به افراد، کارت ویزیتتان را به آنها تقدیم کنید. بسیاری از شرکت‌ها به شما اجازه نمی‌دهند که از کامپیوتر شخصی خود استفاده کنید، اما همواره می‌توانید از کامپیوتر آنها برای به نمایش گذاشتن محتوای خود استفاده کنید. کانادایی‌ها ترجیح می‌دهند که وارد یک مکالمه معتبر و موثق شوند، بنابراین بهتر است که تا حدودی از محتواهای بصری مورد نیاز کمک بگیرید.
اگر قرار است جلسه شما بیش از دو ساعت طول بکشد، مثلا قرار است یک جلسه آموزشی باشد و یا در آن چیزی را ارائه داده و به نمایش بگذارید، انتظار می‌رود که با خود نوشیدنی یا میان‌وعده به همراه داشته باشید. اگر برنامه جلسه شما به صورتی است که شامل زمان صرف یک وعده غذایی می‌شود، رفتار پسندیده‌تر این است که وعده غذایی در طول جلسه سرو شود.
سوال: معمولا تایم جلسات چقدر باید باشد؟
جواب: جلسات نباید بیشتر از 30 دقیقه طول بکشد، مگر اینکه با یک جلسه رسمی مواجه باشیم که در آن موارد عملی زیادی (مانند آموزش، نمایش محصول، و غیره) صورت گیرد، در این صورت نیز نباید زمان آن بیش از یک ساعت باشد. 80٪ محوریت صحبت‌ها مربوط به بیزینس و تجارت و 20٪ باید به صحبت‌های متفرقه و کوتاه اختصاص داده شود. در پایان جلسات، با کلمه «متشکرم»، دست دادن و یک لبخند، محیط را ترک کنید.
سوال: برای داشتن یک گفتگوی مشارکتی و دو طرف در طول جلسه چه کاری می‌توانم انجام دهم؟
جواب: کلید داشتن یک گفتگوی مشترک و دو طرفه، تسهیل روند گفتمان است. سؤالات دقیق بپرسید و در طول جلسه از نگاه کردن به افراد مختلف برای شنیدن پاسخ مورد نظر خود از زبان آنها نترسید.
سوال: در جلسات چه بپوشم؟
جواب: به طور معمول کانادا یا خیلی سرد است یا خیلی گرم! در زمستان با برف مواجه خواهید شد و دما می تواند به زیر 20- درجه سانتیگراد برسد، بنابراین به همراه داشتن یک کت و دستکش بسیار گرم ضروری است. اکثر مناطق کانادا تابستان‌های گرمی دارند و دما می‌تواند در این نقاط به بالای 30 درجه سانتیگراد برسد، بنابراین کرم ضد آفتاب را فراموش نکنید!
سوال: بعد از پایان جلسه چه کاری باید انجام دهم؟
جواب: صورتجلسه را همراه با یک ایمیل تشکر برای فرد یا شرکت مورد نظر ارسال کنید.
سوال: بازدیدکنندگان کشور شما چه موارد دیگری را باید در نظر داشته باشند؟
جواب: آنها باید در مورد بوسه‌هایی که هنگام سلام و احوال پرسی رد و بدل می‌شود اطلاع داشته باشند ( برای ما بسیار خنده دار است که می‌ببینیم مردم هنگام مواجهه با آن چقدر شگفت زده می‌شوند). موارد دیگری که باید بدانید: ما خیلی دیر شروع به غذا خوردن می‌کنیم، خیلی دیر غذایمان را تمام می‌کنیم و در نهایت زمان زیادی را صرف غذا خوردن می‌کنیم.
یکی از کارهای دیگری که باید انجام دهید این است که برای وعده صبحانه از یک لیوان قهوه کوچک و کروسان یک بیسترو یا کافه‌ی کوچک استفاده کنید. ( می‌توانید در دیدار با مشتری یا همکارتان نیز از این گزینه استفاده کنید). تعریف کردن جوک‌ها بسیار مورد استقبال قرار می‌گیرد، اما حواستان باشد که درباره فرانسوی‌ها یا غذاهای فرانسوی یا کشور فرانسه جوک نسازید، به دلایلی ما آنها را خنده دار نمی‌دانیم!
تهیه و تنظیم: گروه متخصصین RSM CAPITAL
جهت استفاده از خدمات ما می‌توانید هم اکنون فرم ارزیابی را با کلیک بر روی این عبارت تکمیل کنید.
مطالب این وب سایت منحصرا برای گروه متخصصین RSM CAPITAL نوشته شده است، بازنشر این مطالب با ارائه منبع رسمی و لینک مستقیم به منبع بلامانع است.
درباره گروه متخصصین RSM CAPITAL بیشتر بدانید.
صفحه ویژه دانستی‌ها را با کلیک بر روی این متن دنبال کنید و از مطالب ارزشمند آن استفاده کنید